Tìm kiếm, tổng hợp thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định. Tìm kiếm, tổng hợp thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.
Tại sao lại là tìm kiếm và tổng hợp tài liệu?
Tài liệu khoa học đóng một vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết với bất kỳ nghiên cứu viên nào. Việc tìm kiếm được các nguồn tài liệu có giá trị cũng như độ tin cậy cao không hề đơn giản và để giải quyết những vấn đề này, nghiên cứu viên phải thật sự làm chủ kỹ năng tìm kiếm, tổng hợp nguồn tài liệu và nâng cao yêu cầu khoa học đối với việc nghiên cứu tài liệu.
Các bước tìm kiếm và tổng quan tài liệu
Bước 1: Xác định các thuật ngữ, từ khóa
Việc xác định các từ khóa để tìm kiếm được tài liệu thích hợp là bước quan trọng. Thông thường các từ khóa, hay thuật ngữ trả lời các câu hỏi sau:
- CÁI GÌ? – Sự vật, sự việc, hiện tượng, vấn đề nào đang quan tâm
- AI? – Đối tượng có sự vật hiện tượng, vấn đề đó là ai
- KHI NÀO? – Vấn đề đó xảy ra khi nào, bối cảnh thời gian của chủ đề đó, có mức giới hạn thời gian nào hay không.
- Ở ĐÂU? – Giới hạn địa lí (quốc gia, vùng miền, …) của vấn đề.
Bước 2: Xác định nguồn thông tin
Khi đã có được thông tin cần tìm kiếm, bước tiếp theo là lựa chọn những nguồn thông tin phù hợp nhất để tìm kiếm tài liệu tham khảo. Tương ứng với các loại tài liệu khác nhau sẽ có những nguồn thông tin khác nhau. Các loại tài liệu, thông tin có thể đã được công bố (sách đã xuất bản, bài báo khoa học. luận án, luận văn, văn bản pháp quy…) hoặc chưa được công bố (báo cáo tại các hội nghị, báo cáo chờ in…) hoặc thậm chí chỉ là những trao đổi, thảo luận cá nhân về những kết quả nghiên cứu và/hoặc kết luận ban đầu giữa các nhà nghiên cứu.
Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, nguồn thông tin mà chúng ta không thể thiếu được là các cơ sở dữ liệu trên mạng internet. Cơ sở dữ liệu trên mạng internet có nhiều dạng, có thể kể đến như sau:
- Sách điện tử (E-books)
- Báo điện tử (E-journals)
- Cơ sở dữ liệu điện tử (Electronic Databases)
- Tài liệu tham khảo điện tử (Electronic Reference)
- Các chương trình học qua mạng điện tử (E-learning programmes)
- Các luận văn điện tử (Electronic Theses)
- Các vật liệu nghe nhìn hay video theo yêu cầu (Video-on-Demand and Audio Visual Materials)
Các cơ sở dữ liệu thông tin khoa học kỹ thuật thường được các công ty, tổ chức lớn xây dựng, bằng cách tập hợp thông tin tóm tắt từ rất nhiều các tạp chí chuyên ngành khác nhau, sắp xếp và tổ chức sao cho việc tìm kiếm thông tin (chủ yếu là các bài báo đăng trên các tạp chí chuyên ngành) được dễ dàng hơn.
Bước 3: Tiến hành tìm kiếm
Việc sử dụng các công cụ tìm kiếm (search engine) là phương pháp được áp dụng rộng rãi hiện nay. Các công cụ tìm kiếm các thông tin trên mạng phổ biến là:
- Google: bộ máy tìm kiếm được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Google có nhiều tính năng tìm kiếm nâng cao khác nhau, giúp dễ dàng giới hạn phạm vi tìm kiếm. Có giao diện bằng nhiều thứ tiếng, kể cả tiếng Việt.
- Google Scholar: giúp tìm kiếm các thông tin thuần túy khoa học và học thuật (sách, tạp chí, luận văn, luận án, bài giảng,…), thu thập từ các trường đại học, viện nghiên cứu, phòng thí nghiệm, nhà xuất bản khoa học, các chuyên gia, các tổ chức, v.v.
Bước 4: Đánh giá và chọn lọc kết quả
Đánh giá và chọn lọc kết quả là một công việc quan trọng trong quá trình tìm kiếm thông tin. Khi tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu, một cơ quan xuất bản khoa học, có thể tạm yên tâm về độ tin cậy và giá trị khoa học của các tài liệu được giới thiệu. Còn đối với các bộ máy tìm kiếm phổ thông, cần có sự đánh giá nghiêm ngặt hơn với những kết quả thu được, gồm hai bước: đánh giá nhanh để chọn tài liệu có thể phù hợp; đánh giá tổng quát để xác nhận độ tin cậy và tính phù hợp.
