Ngày nay, gần như mọi công việc đều đòi hỏi sự hiểu biết cơ bản về máy tính và tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để tìm hiểu chi tiết kỹ năng tin học văn phòng là gì, bạn hãy theo dõi bài viết sau.
Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng (Office Information Skills) là khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu, giải nén file,… Sử dụng thành thạo các tính năng, hệ điều hành window, các ứng dụng như tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint,…
Các kỹ năng tin học văn phòng phổ biến
Dưới đây là một số loại kỹ năng tin học văn phòng phổ biến:
– Bộ phần mềm về Office: là nhóm chương trình được sử dụng để hoàn thành nhiều nhiệm vụ công việc. Chúng thường bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, email, lịch và phần mềm lưu trữ, bao gồm:
- Microsoft Office bao gồm Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, Teams, and Word
- Google Workspace bao gồm Calendar, Chat, Docs, Drive, Meet, Sheets, and Slides
- Apple iWork bao gồm Keynote, Numbers, and Pages
Các công cụ trình chiếu: Nhiều công việc yêu cầu bạn thuyết trình trước những người khác, cho dù đó là chia sẻ kết quả của một dự án, chiến dịch hay sáng kiến; đưa ra một đề xuất mới cho đồng nghiệp hoặc khách hàng; hoặc đào tạo đồng đội về quy trình hoặc công nghệ mới. Một số công cụ trình chiếu phổ biến nhất là:
- Apple Keynote
- Canva2
- Các công cụ trực quan số liệu như Microsoft Excel, Tableau, Google Chart
- Google Slides
- Microsoft PowerPoint
– Các phần mềm bảng tính: Tùy thuộc vào nghề nghiệp và công việc của bạn, bạn có thể cần sử dụng bảng tính cho bất kỳ số lượng tác vụ nào, bao gồm theo dõi tiến độ, doanh số bán hàng, khách hàng, khoảng không quảng cáo hoặc các mục khác; tạo macro để tự động hóa các tác vụ thông thường; phân tích, theo dõi, lưu trữ và trực quan hóa dữ liệu; hoặc tạo lịch biểu, bản đồ và các biểu đồ khác. Các chương trình bảng tính phổ biến bao gồm:
- Apple Numbers
- Google Sheets
- Microsoft Excel
– Các công cụ giao tiếp: Tùy thuộc vào văn hóa nơi làm việc và bộ phận của bạn, bạn có thể cần các kỹ năng tin học văn phòng liên quan đến giao tiếp dành, từ gửi email cho những người bên ngoài công ty của bạn đến tham gia các cuộc họp và kiểm tra với đồng nghiệp. Bạn có thể sử dụng:
- Chat (ví dụ như Google Chat, Microsoft Teams, Facebook Workplace Chat)
- Email (ví dụ như Gmail, Outlook, Apple Mail)\
- Thực hiện các cuộc họp online (ví dụ như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype)
Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng
Hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình phải thành thạo các kỹ năng mềm về tin học nói chung và học tin học văn phòng nói riêng để có thể hoàn thành trôi chảy các công việc văn phòng như là: hoạt động giao dịch bằng giấy tờ, văn bản; hoạt động kế toán – kiểm toán hay hoạt động liên quan đến quản lý hành chính – nhân sự; việc làm nhân viên hành chính văn phòng,…Bạn có thể thấy thì hầu hết các vị trí tuyển dụng của các cơ quan và doanh nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu nhất đó là thành thạo và có chứng chỉ tin học văn phòng.
Cách rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng?
– Tham gia các khóa học
Bạn có thể học nhiều kỹ năng tin học văn phòng thông qua các lớp học trực tuyến trên các nền tảng giáo dục phổ biến. Bạn cũng có thể cân nhắc tham gia một khóa học đại học hoặc cao đẳng trực tuyến hoặc trong khuôn viên trường.
– Tìm hướng dẫn miễn phí trên YouTube hoặc các nền tảng tương tự
Nếu bạn cần tìm hiểu cách thực hiện một tác vụ cụ thể trên máy tính, thường có một hoặc nhiều video YouTube sẽ hướng dẫn bạn thực hiện từng bước. Làm theo hướng dẫn mỗi khi bạn sử dụng kỹ năng mới của mình cho đến khi bạn thành thạo được nó.
– Nhờ sự giúp đỡ của đồng nghiệp
Trong trường hợp vào nơi làm việc rồi, bạn mới phát hiện có những kỹ năng tin học văn phòng mình còn yếu hoặc chưa từng biết đến. Đừng ngại hỏi các đồng nghiệp vì họ là người đã trực tiếp triển khai công việc rồi, họ hiểu những gì cần thiết nhất cho kỹ năng tin học của bạn. Hơn nữa, khi học từ đồng nghiệp thông qua công việc thực tế, tốc độ tiếp thu sẽ rất nhanh, giá trị nhận được lại rất thiết thực, không phải lan man học quá nhiều kỹ năng mà vận dụng trong công việc lại không bao nhiêu.