Kỹ năng giao tiếp (Communication Skills) là khả năng truyền đạt thông điệp, các tín hiệu cơ sở, lắng nghe; gửi đi và nhận lại các phản hồi là các thông tin được tri nhận thông qua nền tảng kiến thức riêng của mỗi người. Quá trình này mô tả sự trao đổi thông tin qua lại giữa chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ với định hướng mang lại một mục đích giao tiếp nhất định.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp là gi?
– Giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc và phát triển tiềm năng nhân sự: Giao tiếp giúp bạn có sự tương tác tốt với đồng đội, nâng cao khả năng làm việc nhóm, là yếu tố giúp gia tăng tính đoàn kết của mỗi cá nhân, thúc đẩy thành công trong việc triển khai thực hiện các kế hoạch của tổ chức/doanh nghiệp.
– Kỹ năng giao tiếp tạo ra nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc: Nếu bạn sở hữu một năng lực tư duy ngôn ngữ tốt, linh hoạt trong giao tiếp thì đây chính là chìa khóa mở cánh cửa thăng tiến. Khi bạn biết cách sử dụng sức mạnh của ngôn từ, đề ra kế hoạch, dự án, chiến lược, mục tiêu cũng như tạo tiếng nói trong các cuộc trao đổi, cuộc họp với đối tác trong và ngoài nước, đây sẽ là tín hiệu dẫn lối bạn đến thành công trong sự nghiệp.
– Giao tiếp xây dựng và thắt chặt những mối quan hệ lành mạnh: Mối quan hệ gia đình, bạn bè, người bạn đời, đồng nghiệp, đối tác,… phát triển nhờ kỹ nghệ giao tiếp.
Cách cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả
– Học cách lắng nghe trước khi nói
Việc lắng nghe đối phương khi nói không chỉ là để tiếp nhận thông tin mà đó còn là nguyên tắc vàng thể hiện sự tôn trọng người đối diện. Đồng thời, đây cũng là công cụ giúp bạn học hỏi và hoàn thiện khả năng giao tiếp mỗi ngày. Qua cách trò chuyện với người khác, bạn sẽ khám phá ra những lời hay ý đẹp để học hỏi và vận dụng thành ngôn ngữ riêng của mình.
– Hiểu thấu và tìm ra điểm chung của nhau
Một cuộc đối thoại được diễn ra thường có mục tiêu chung là sẽ đạt được mục đích mong muốn trước đó. Do đó để thấu hiểu và chia sẻ được với nhau thì bạn cần phải tìm ra được điểm chung ở trong cuộc trò chuyện đó.
– Ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản và không lặp lại
Khi giao tiếp thường ngày với mọi người xung quanh, bạn cần sử dụng ngôn từ phổ thông, dễ hiểu, tránh những từ ngữ quá chuyên môn hoặc dễ gây hiểu nhầm. Tuy nhiên, những từ này cần phải diễn đạt đúng vào trọng tâm nội dung, không nên lặp lại từ nhiều lần. Điều này sẽ khiến người nghe cảm thấy nhàm chán.
– Thể hiện sự thân thiện và tự nhiên nhất
Sự thân thiện và gần gũi khi giao tiếp sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp cận với mọi người xung quanh. Khi trò chuyện, bạn hãy diễn đạt bằng tất cả chân thành, đừng cứng rắn và khô khan vì điều này sẽ vô tình tạo khoảng cách với người đối diện. Đồng thời, cách giao tiếp cũng cần phải tự nhiên theo đúng tính cách của bạn.
Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp
– Không có sự chuẩn bị trước:
Nếu như bạn đã xác định được trong kế hoạch có một cuộc gặp gỡ quan trọng thì điều cần làm đầu tiên là cần phải chuẩn bị trước nội dung cuộc họp sẽ trình bày những vấn đề nào. Ngay cả những cuộc gặp gỡ bất ngờ thì bản thân bạn cũng cần phải chuẩn bị những câu hỏi cơ bản nhất để duy trì cuộc giao tiếp.
– Trả lời không đúng trọng tâm:
Hầu như tất cả mọi người đều không thích nói chuyện với những người lan man, không tập trung vào vấn đề. Do đó bạn hãy học cách nói chuyện trực tiếp vào vấn đề để đối phương hiểu rõ được mục đích của cuộc nói chuyện
– Bất chợt ngắt lời đối phương khi đang nói chuyện:
Đây là một trong những điều cực kỳ tối kỵ khi giao tiếp tại những cuộc họp quan trọng, vì thế nếu như bạn đang gặp phải lỗi này thì hãy bỏ ngay nhé.
– Hay nói xấu người khác:
Bạn không nên chê bai hay nói xấu người khác về những chủ đề nhạy cảm trong các cuộc giao tiếp. Bởi vì chính điều này cũng phản ánh được bạn là một người thiếu tế nhị trong giao tiếp.
– Âm lượng nói chuyện quá lớn:
Trong một cuộc trò chuyện, bạn cần học cách điều tiết âm điều tiết âm lượng khi nói chuyện và luôn cân nhắc được âm lượng của mình sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải xem xét chủ đề để cân bằng âm lượng và ngữ điệu sao cho phù hợp để người nghe cảm thấy thoải mái khi nói chuyện.
– Hành động và cử chỉ thiếu tôn trọng khi giao tiếp:
Ngôn ngữ hình thể là cần trong giao tiếp, nhưng những cử chỉ và hành động đó cần phải có sự chuẩn mực và người đối diện cảm thấy được tôn trọng.
