Kỹ năng giải quyết vấn đề (problem solving skills) là khả năng xác định vấn đề, động não và phân tích phương án cũng như triển khai các giải pháp tốt nhất, một cách linh hoạt và bình tĩnh. Đây được xem là một kỹ năng mềm (thiên về yếu tố cá nhân) hơn là kỹ năng cứng được học thông qua giáo dục, đào tạo.
Một nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc vừa là một người độc lập, vừa là người hoạt động đội nhóm hiệu quả, họ chủ động tìm hiểu gốc rễ vấn đề, làm việc với những người liên quan để xem xét nhiều giải pháp trước khi quyết định thực hiện.
Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
– Xác định được các thách thức và cơ hội
Khi xem xét các yếu tố như tình hình hiện tại, nguồn lực, giải pháp, mục tiêu,… chúng ta có thể xác định được những cơ hội và thách thức trong quá trình giải quyết vấn đề.
– Linh hoạt tìm ra giải pháp
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp chúng ta dễ dàng thu thập thông tin, phân tích các yếu tố liên quan đến vấn đề, tìm ra giải pháp khả thi cho mọi tình huống trong nhiều thời điểm khác nhau. Kỹ năng giải quyết vấn đề cũng khuyến khích tư duy sáng tạo để tìm ra những giải pháp mới và độc đáo, cho phép chúng ta linh hoạt đánh giá, liên kết với nhiều kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm trong quá khứ để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
– Lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất
Đặc biệt là trong khi làm việc nhóm, việc phải lựa chọn và đưa ra một giải pháp duy nhất cho vấn đề có thể sẽ là một quyết định khó khăn, bởi với mỗi giải pháp sẽ có ưu nhược điểm riêng. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp người đại diện lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất thông qua những phân tích, đánh giá kỹ lưỡng.
Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả
Bước 1: Nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau
Để đưa ra hướng giải quyết vấn đề được chính xác nhất, bạn cần phải nhìn nhận và phân tích vấn đề đó trước. Xem xét vấn đề ở nhiều khía cạnh nhất có thể, từ đó bạn sẽ biết được mình sẽ làm gì để xử lý vấn đề đang xảy ra.
Nếu vấn đề này thật sự quan trọng và ảnh hưởng đến toàn bộ dự án bạn đang đảm nhận, cần phải giải quyết ngay thì bạn cần nhanh chóng triển khai giải quyết. Ngược lại, nếu thấy vấn đề đó không cần thiết thì bạn không nên lãng phí thời gian và công sức. Ưu tiên thời gian và công sức cho những vấn đề quan trọng.
Bước 2: Tìm hiểu nguồn gốc và phân tích khách quan
Xem nguồn gốc xảy ra vấn đề là từ đâu, xuất hiện từ khi nào, sau đó phân tích vấn đề thật khách quan. Biết rõ nguyên nhân vấn đề xảy ra thì bạn sẽ có được những kết quả chính xác nhất.
Khi giải quyết vấn đề cần có cái nhìn khách quan để nhìn rõ tình hình chung, đừng chỉ nhìn từ góc nhìn phiến diện của bản thân. Đồng thời, việc tìm hiểu nguồn gốc và phân tích này nên được thực hiện cẩn thận, không nên gấp gáp, không nên tiếp thu vấn đề từ 1 phía nào đó, có cái nhìn tổng thể để có được hướng giải quyết phù hợp. Đôi khi sự việc bạn nhìn thấy không hẳn đã là chính xác 100%.
.jpg)
Bước 3: Xác định người chịu trách nhiệm chính
Khi đã hiểu biết được nguyên nhân vấn đề đến từ đâu và có cái nhìn đa chiều về nó, bạn cần xác định được người nên chịu trách nhiệm chính cho vấn đề này giúp công việc được xử lý một cách tốt nhất. Tránh trường hợp, ai cũng có thể tham gia vào việc giải quyết vấn đề, dẫn đến xảy ra những mâu thuẫn không đáng có và khiến sự cố ngày càng thêm nghiêm trọng, ai cũng muốn chứng tỏ bản thân là người quan trọng hoặc ngược lại là ai cũng muốn lảng tránh không dám đứng ra nhận trách nhiệm.
Bước 4: Đánh giá và chọn lựa giải pháp phù hợp
Chọn giải pháp sai sẽ khiến vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn. Hãy liệt kê ra tất cả các cách giải quyết vấn đề, đánh giá mức độ thành công của từng hướng giải quyết, cuối cùng mới đến chọn giải pháp phù hợp nhất. Đây là bước rất quan trọng, vậy nên bạn cần cẩn trọng khi chọn lựa hướng giải quyết. Cần dành thời gian để nhìn nhận kỹ mức độ thành công của giải pháp, không nên quá vội vàng trong việc chọn giải pháp.
Bước 5: Thực thi giải pháp đã chọn
Phần lớn các vấn đề xảy ra cần phải được xử lý càng nhanh càng tốt, để tránh những hệ lụy không đáng có trong quá trình lâu dài. Đây được xem là bước quyết định việc vấn đề có được giải quyết hay không. Nếu các bước trên đã làm rất tốt nhưng đến bước thực thi giải pháp lại không tuân theo thì sẽ xảy ra những vấn đề khác. Đồng thời, người thực hiện cũng phải chủ động để xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Bước 6: Theo dõi và đánh giá kết quả hành động
Khi đã giải quyết xong vấn đề, bạn nên xem xét và đánh giá kết quả của quá trình thực hiện. Nếu vấn đề được giải quyết tốt đẹp thì bạn vừa thành công trong việc xử lý vấn đề. Ngược lại, nếu hướng giải quyết sai thì trong quá trình theo dõi đánh giá bạn cũng sẽ có phương án khắc phục kịp thời.
