Ai cũng cần phải có kỹ năng lập kế hoạch nếu muốn xử lý công việc một cách gọn gàng và hiệu quả. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một người trong việc căn cứ vào mục tiêu đã xây dựng từ trước để đưa ra các phương pháp, chiến lược, quy trình nhằm đạt được mục tiêu đó trong thời gian nhất định.
Kỹ năng lập kế hoạch được thể hiện qua các khả năng sau:
- Xác định mục tiêu và phương pháp.
- Đề ra những bước cần thiết để thực hóa mục tiêu đã đề ra
- Sắp xếp các hành động theo quy trình, đồng thời kiểm tra, giám sát nhằm bảo đảm mục tiêu đã đề ra hoàn thành đúng hạn.
Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch
– Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc
Kỹ năng này giúp phân biệt được rõ việc gì nên làm trước và làm sau. Như vậy, vừa đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn nhất, vừa không bỏ qua các công việc phát sinh hàng ngày.
– Sắp xếp công việc theo trình tự, tránh chồng chéo
Công việc chồng chéo là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí nguồn lực. Sắp xếp công việc có trình tự và khoa học sẽ giúp cho quá trình làm việc hay tìm kiếm công việc diễn ra nhẹ nhàng, suôn sẻ.
– Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ
Các mục tiêu chính sẽ luôn được nằm trong tiến độ chung và được theo dõi sát sao trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh tình trạng sót việc hoặc bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến mục tiêu chính.
– Có động lực thực hiện mục tiêu đề ra
Kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề ra. Ứng viên sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp bản thân tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày.
Sai lầm dễ gặp khi rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch
– Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng
Một kế hoạch tốt phải là một kế hoạch đủ tính thách thức để thúc đẩy sự phát triển bản thân. Tuy nhiên, kế hoạch cũng phải trong tầm với để không khiến bạn và team cảm thấy chán nản.
– Đặt mục tiêu mơ hồ và không tập trung
Như đã nói ở trên, phần cốt yếu của lập kế hoạch là xác định mục tiêu cụ thể và chắc chắn. Nếu bạn gặp lỗi này, kế hoạch của bạn sẽ đi tong đấy. Ví dụ như khi đặt mục tiêu sau khi ra trường, nếu không rõ ràng và thực tế bạn rẽ rất dễ rơi vào trạng thái mông lung không biết phải làm gì sau khi tốt nghiệp.
– Lập kế hoạch quá chung chung
Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện rất rõ trong việc cụ thể hóa mục tiêu. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn bối rối mỗi khi nhìn vào.
– Coi nhẹ quá trình mà chỉ hướng đến kết quả
Việc lập kế hoạch có hai yếu tố quan trọng để giúp bạn đạt mục tiêu đúng hạn và hoàn thiện mình hơn. Đó là quá trình và kết quả. Nếu bạn không quan tâm quá trình thì bạn đã mất đi một nửa quan trọng và phần có tính bền vững nhất rồi đó.
– Không chuẩn bị các phương án dự phòng
Kế hoạch dài hạn luôn chứa đựng đầy bất ngờ và rủi ro. Do vậy, bạn cần chuẩn bị vài phương án dự phòng.
